选择参展商
　　1、选择标准
　　对申请参展的公司要进行选择。选择参展者的目的是保证参展者的质量，保证大部分参展公司的利益并保证展出成功。选择标准是根据展出目的、展出性质、大型国际展览内容等决定的。
　　标准要在展览工作开始之前就决定，并要有透明度，及时予以公布。另外，使用标准也要公平，对所有申请者一视同仁。否则，标准会失去意义，也容易造成矛盾。
　　2、选择方式
　　选择参展者的工作就是选择确定合适的申请者，拒绝不合适的申请者。为了整体展出的效率和效益，组织者应当排除下列申请者：
Ø 产品种类与展出内容不符的申请者；
Ø 非真心诚意做买卖另有所图的申请者，比如只想借机公费旅游；
Ø 可能造成内部竞争或冲突的申请者（最好是选择展出内容互补的公司参展，而不是展出内容相同的公司或者在设计时予以解决，避免发生直接冲突）；
Ø 不合作的申请者；
Ø 不可靠的申请者，比如管理不善的企业；
Ø 产品质量和生产量不能满足需要的企业。

　　招展宣传
　　1、媒介宣传
　　广告是展览宣传的重要方式，也是吸引参展企业的主要手段之一。可以将展出情况传达到直接联络所遗漏的参展企业，还可以加强直接联络的效果。
　　要根据需要和条件决定广告选择。选择媒体主要看媒体的对象是否是展览企业的目标参展企业。如果是消费品的展出，可以选择大众传媒，包括大众报刊、电视、电台、集中地的招贴、旗帜等。如果是专业性质的贸易展出，就综合媒体上刊登广告，要选择使用生产和流通领域里针对观众的专业媒体。包括专业报刊、内部刊物、展览刊物等。
新闻工作是宣传工作的一个重要环节。新闻报道的可信性比较大，效果比广告还要好，新闻工作是一种低成本高效益的宣传工作，对任何展览企业都很重要。
　　2、公关宣传
　　招展公关工作主要有两个目的，一是扩大展览影响，吸引更多的参展企业参加展出；二是建立关系，与参展企业建立发展关系。
展览公关工作一般包括：开幕式、招待会、拜会等。展览公关工作对象主要参展企业、重要贵宾、展出地的政府、工商会、新闻媒体等。公关工作是一项系统的人际交流工作，需要周密的安排。
　　开幕式是展览会的重要仪式，举办开幕式的主要目的是制造气氛扩大展览会和展览组织者影响。开幕式的规格和档次体现展览组织者的实力和展览会的规格。
　　招待会是在展览会上与关键人物或重要客户接触的重要方式。举办招待会的主要目的是扩大交际范围，加深与参展客户的关系。规模比较大的有开幕式招待会、答谢宴会等。招待会主要是最重要的参展企业以及政府有关部门的官员、工商界名流。可以包括目标媒体，利用招待会做一些新闻宣传报道。
　　贵宾工作是一种　“请进来”的公关方式。贵宾参加的主要作用是提高展览知名度，扩大展览影响以吸引参展企业的注意和参加兴趣。
支持单位是指向展览企业提供支持的单位的统称，包括赞助单位、后援单位、协办单位等等。支持单位对提高知名度，扩大影响力和吸引更多的参展企业和更广泛的关系有作用。
　　会议是展览企业提高展览会档次和为参展企业提供服务扩大影响的直接而有效的方法。会议内容可以是介绍展览会、展览产品的性能、用途、使用方法，可以探讨新的发展趋势。会议是场地展览的补充，是展览会一个重要组成部分。
　　评奖是一种具有宣传价值的展览宣传。内容多种多样，包括展品、设计等。展品评比能吸引行业的注意，而设计评比一般是参展企业之间的评奖，参展企业需要提前报名，提供展品，并提供详细的技术介绍和说明。

　　展位推销
　　主要有发函、打电话、拜访。展览企业通过向目标展出单位直接联络，告之展出情况，邀请其参加展览，达到招展目的。
　　直接发函，就是将各种资料直接寄给潜在的参展企业，并邀请他们参加展览。直接发函是展览业使用最广泛的宣传方式，也是成本效益最佳的展览宣传方式。
　　直接联系工作是一种通过电话联系和登门拜访的直接的、双向的宣传方式，是加强直接发函效果的一种措施，可以和直接发函工作结合做。对象是最重要和重要的两类参展企业。这类客户参加展览或者有商业价值，或者有很大的新闻价值。
　　上门拜会是招展主要形式，是招展人员上门拜访目标企业，推销展位，具体做法是：
Ø 识别线索：客户推荐、公司内部资源、外部机构推荐、出版的贸易协会、政府和地方商会，黄页等获得潜在客户的名字和住址
Ø 确认线索
Ø 客户研究：了解潜在客户规模、参展习惯、厂址、经理人的名字。
Ø 展览介绍规划：在研究要拜访客户的基础上，有针对性地介绍产品的特色和优点。
Ø 实际拜访客户：根据不同的应用环境和不同的人，调整介绍。
Ø 获得承诺：拜访的最终目标是使客户同意采取某种行动参展。
Ø 销售成交：成交之后还应进行售后跟进，它是建立客户忠诚的关键。

　　签订参展合同
　　确认参展后，组织者和参展者之间应签有书面协议或合同(下通称合同)。合同可以是申请表的一部分，展览单位在申请时签字，组织者在确认后签字，双方签字后申请生效。
　　一份完整的展览单位资料由几部分组成，即：申请表、合同、附属表格。通常装订成册，可称作《展览单位手册》。申请表与合同是密切联系的，因此在此一并说明。申请表内容应包括：展览名称、日期、地点，组织者名称，联系人和联系地址，参展者名称、联系人和联系地址，参展者的展出目的、内容或产品，展品来源(展出地或运去地)，申请的展出面积，参展费用标准及支付方式、期限，展览人员来源　(由展出地派遣还是部派遣)，参展公司在展出地的机构或代理的名称、地址等。合同内容应该包括：展品运输日程安排，包装、标志要求、税务安排，保险安排，展品处理安排和要求，租用场地、场地配、设计，施工安排和要求，宣传、广告、公关安排和要求，展台人员要求和膳宿行安排及费用，参展者应提供的信息、资料要求，展览人员要求，吃住行安排和要求，退出展与退款等。