新闻发布会是展览会开幕前常见的一种公关手段。邀请媒体参加新闻发布会，能使展览会提早曝光；展览会主办方也能免去媒体分散采访的麻烦，节省时间。在新闻发布会上，媒体对展览会的一些新卖点、展览规模、参展商数量等已有一定的了解，加上随后展览会现场的参观和采访，对展览会的报道定必更详尽。

　　展览会的新闻发布会操作流程如下：

　　一、确定日期和地点

　　新闻发布会通常选在展览会开幕前的1～2周，建议举办时间定在周二、三、四为宜。因为大多报社在周一或周五都会召开工作例会，而记者也不喜欢在晚上参加会议。故选在周二、三、四的上午或下午，这样有助于保证媒体的出席率。

　　此外，选期要尽量回避重要的同类型新闻的发生。否则，媒体的注意力就会分散。同时，新闻发布会的举办时间最好与展览会自身在各媒体上的宣传时间相配合，这样能加大展览会的宣传攻势。

　　至于举办场地，一般选在交通较便利的酒店会议室为佳。较具规模的酒店都会设有多功能会议室，无论音响设备或服务均可满足新闻发布会的需求。

　　二、经费预算

　　举行新闻发布会前要对办会经费有一定的预算，从而确定邀请嘉宾、记者的人数，租用场地的面积等问题。

　　三、前期筹划

　　邀请嘉宾和记者

　　1．拟定邀请的嘉宾及媒体记者名单，包括展览会的合作方、支持单位、重要参展商代表和当地主要的媒体记者等。该步骤需适当放大邀请范围，因为不是每位邀请的嘉宾或记者都能到场。此外，最好预备备用方案，要确保新闻发布会的参加人数达到预期计划。

　　2．向拟定邀请的嘉宾和记者发送邀请函，邀请函上附有回复表格，要求应邀者回传表格到主办方，以作身份确认。

　　3．发出邀请函后，应有专人负责电话跟进。新闻发布会前一天，要对应邀到场的名单作最后的电话落实工作，把会议的时间地点再一次告之应邀者。这样的做法，既能显示主办方的专业性和对来宾的重视，也能使主办方在会前对实际出席人员做到心中有数。

　　准备会议资料
　　
　　包括会议议程、展览会情况介绍、新闻通稿、联系人名片等，最好能附上由展会主办方统一发放的展会记者证，以便记者在展会现场采访和拍摄。上述资料需在会前整理好，在发布会上发放即可。
　　
　　布置场地

　　主办方应该拟出场地布置方案。若选择在酒店会议室举行新闻发布会，一般情况，酒店都可按新闻发布会的要求布置场地，这为主办方省了不少功夫。

　　新闻发布会必要的布置大致有场外指示牌、主题横幅或背景板、麦克风和放音器、签到台和名片盘、茶水和自助式点心、投影仪、电脑等设施。

　　此外，还要准备摄影机、照相机等，摄下录像或图片，以作资料保存。

　　四、发布会的程序
　
　　记者签到，领取资料。
主持人宣布新闻发布会开始。
主持人介绍主讲者和嘉宾的职务和姓名。
主持人请展会主办方介绍展会的筹备情况。
主持人请嘉宾讲话。
记者自由提问。
主持人宣布新闻发布会结束。
需要特别注意的是，时下有些不良分子经常冒充媒体记者，到各场新闻发布会上骗领“红包”。主办方需对这类情况加以防范，对到会记者核对身份。

　　五、会后跟进和评估工作

　　1.新闻发布会结束后，需跟进各媒体的相关报道情况，收集这些报道。整理新闻发布会资料和来宾名片等，作为主办方内部资料保存。
2.评测新闻发布会的效果，总结经验，为下一届展会或公司其他展会的新闻发布会作参考。