服务热线:0599-5254265
   
当前位置:首页 >> 会议常识 >> 会议常识 >> 你的预算明明白白
 
会议常识
   
你的预算明明白白
发布于2008-11-27 09:10:59
共有 关注过本信息


会议预算是会议策划活动重要的组成部分,在制定会议预算前要对会议的性质、会议的内容和规模进行科学合理的分析。同时,会议要想获得上级的支持,制定一份详尽的预算报告很重要。因为举行会议公司是要往外掏钱,而会议究竟会达到什么效果,谁也说不准。因此,提交给上级的预算报告越详细越好。

  一般而言,会议预算包括:交通费、会议场所费、住宿费、餐饮费、室外会议的视听设备、杂费等方面。 

  交通费用

  1.会议报到前的交通费用――包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、港口码头至住宿地的交通。 

  2.会议期间交通费用――主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 

  3.会后欢送及返程交通――包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口码头交通费用。 

  会议场所费用

  1.会议场地租金――通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如投影仪、激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施有时并不涵盖在内――比如投影设备、临时性的装饰物、展架及非主席台的发言线路等,这些费用在制定预算时需要根据具体情况予以考虑。 

  2.会议设施租赁费用――此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,这些设备在租赁时除租赁费用外 通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。 

  3.会场布置费用――如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。 

  住宿费用 

  住宿费用里面有些价格是完全价格,而有些需要另外加收税金。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。 

  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围,譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务。 

  通常,根据参会人员的数量能获得相应的折扣,找专业的会议服务商也能在住宿费方面获得较好的折扣。 

  餐饮费用 

  会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。 

  1.早餐 
  早餐通常是自助餐,也可以采取围桌式就餐。费用按人数计算即可,但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算,而改为按预定人数收取费用。 

  2.中餐及晚餐 
  中餐及晚餐基本属于正餐,如果是自助餐形式可以采取按人数预算,如果是围桌式则按桌预算。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 

  3.酒水及服务费 
  如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的。如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 

  4.会场茶歇 
  此项费用基本上按人数预算,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要另外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种――西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶、花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 

  5.联谊酒会/舞会 
  事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂。宴会只要设定好用餐标准与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算都需要比较长的时间确认。 

  室外会议的视听设备 

  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂。其中包括设备本身的租赁费用,通常按天计算; 设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理。 

  其它杂费 
  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、广告及印刷、媒介、公共关系、秘书服务、临时运输、装卸与仓储、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其它通讯、快递服务、娱乐保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高。如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 
 
  对于上述项目中较大的单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。 

  以上是对于一般会议而言,如果是展会,除住宿费、餐饮费与上述相似外,重点应考虑展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会等。 

  展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。 

  如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),场地租赁的预算很难预测。通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。


发表对你的预算明明白白评论 查看网友对该信息的评论
标题:
姓名:
内容:
    注:标题不需改动,姓名6字内,内容300字内。请勿发布非法信息和垃圾广告,谢谢合作!

 

 
在线客服
武夷山之旅联系方式:
工作时间:早 08:00 - 晚 22:00
会议客服联系电话:
旅游热线:18050388265左先生
订房热线:0599-5254265
散客专线:13626946986~~~~~(微信同号)
24小时热线:0599-5254265~~~微信:WAYSZHW888
会议客服图文传真:
0599-5254265
QQ客服1号
QQ客服2号
QQ客服3号
QQ客服4号
由我公司会议接待资深客服面对面为您服务!
会议搜索
 
标题:
类型:
远华国际大饭店
武夷山度假区
武夷山悦华大酒店
武夷山度假区
武夷山九龙湾山庄
武夷山度假区
武夷山望峰花园(酒
武夷山度假区
武夷山圣远国际酒店
武夷山度假区
爱琴岛度假度假酒店
武夷山度假区
武夷山市建兴假日大
武夷山度假区
武夷山通达环球大酒
武夷山度假区
会议新闻:
出展审批办法将出台
展会知识产权管理办法将出台 将在网上
佛山会展场馆利用率堪忧
星聚纽伦堡
声、光、色、舞:来自摄影器材展的动人
美丽的诠释
家门口做外贸生意——德国展览业200
关于我们 | 联系我们 | 支付方式 | 致游客们 | 证书执照 | 法律声明 | 友情链接 | 天气预报 | 在线留言
会议咨询电话:18050388265左先生  13626946986~~~~~(微信同号)  传真:0599-5254265
联系地址:武夷山市度假区东晖商厦4楼(403室)  邮政编码:354302
版权所有:武夷山之旅隶属于福建省武夷山旅行社 Copyright © 2011 wyslyy.com All rights reserved.