会议预算是会议策划活动重要的组成部分，在制定会议预算前要对会议的性质、会议的内容和规模进行科学合理的分析。同时，会议要想获得上级的支持，制定一份详尽的预算报告很重要。因为举行会议公司是要往外掏钱，而会议究竟会达到什么效果，谁也说不准。因此，提交给上级的预算报告越详细越好。

　　一般而言，会议预算包括：交通费、会议场所费、住宿费、餐饮费、室外会议的视听设备、杂费等方面。　

　　交通费用

　　1.会议报到前的交通费用――包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、港口码头至住宿地的交通。　

　　2.会议期间交通费用――主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。　

　　3.会后欢送及返程交通――包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口码头交通费用。　

　　会议场所费用

　　1.会议场地租金――通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如投影仪、激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施有时并不涵盖在内――比如投影设备、临时性的装饰物、展架及非主席台的发言线路等，这些费用在制定预算时需要根据具体情况予以考虑。　

　　2.会议设施租赁费用――此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，这些设备在租赁时除租赁费用外　通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。　

　　3.会场布置费用――如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。　

　　住宿费用　

　　住宿费用里面有些价格是完全价格，而有些需要另外加收税金。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。　

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围，譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务。　

　　通常，根据参会人员的数量能获得相应的折扣，找专业的会议服务商也能在住宿费方面获得较好的折扣。　

　　餐饮费用　

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。　

　　1.早餐　
　　早餐通常是自助餐，也可以采取围桌式就餐。费用按人数计算即可，但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用。　

　　2.中餐及晚餐　
　　中餐及晚餐基本属于正餐，如果是自助餐形式可以采取按人数预算，如果是围桌式则按桌预算。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。　

　　3.酒水及服务费　
　　如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的。如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。　

　　4.会场茶歇　
　　此项费用基本上按人数预算，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要另外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种――西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶、花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。　

　　5.联谊酒会/舞会　
　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂。宴会只要设定好用餐标准与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算都需要比较长的时间确认。　

　　室外会议的视听设备　

　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂。其中包括设备本身的租赁费用，通常按天计算；　设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。　

　　其它杂费　
　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、广告及印刷、媒介、公共关系、秘书服务、临时运输、装卸与仓储、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其它通讯、快递服务、娱乐保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高。如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。　
　
　　对于上述项目中较大的单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。　

　　以上是对于一般会议而言，如果是展会，除住宿费、餐饮费与上述相似外，重点应考虑展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会等。　

　　展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。　

　　如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，场地租赁的预算很难预测。通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。